 |
| Naam: Gerrit Odink (60) Functie: archivaris Locatie: Spiegel 109 Foto: Arjan Reef |
`Alle post van het college van bestuur komt hier binnen. De stukken lezen we door en verbinden er een klassering aan. Die codes zijn universeel en bepalen in welk deel van deze blauwe archiefkasten achter mij de brief wordt opgeborgen. Ik ken zeker wel wat codes uit mijn hoofd. Dat kan ook niet anders na dertig jaar archiefwerkzaamheden. De hoeveelheid post varieert per dag. Soms komt er geen enkele brief binnen. Dan ben ik bezig met het inventariseren van het huidige archief. De informatie die ik lees is vertrouwelijk. Met mijn twee collega's bespreek ik wel eens wat, maar dat gaat nooit verder dan deze kamer. Je leest persoonlijke informatie over medewerkers en ook over juridische kwesties. Tja, dat krijg je allemaal onder ogen. Geheimhouding is inherent aan dit vak. Het zakelijk archief is nog niet digitaal. We zijn er wel erg druk mee bezig. Nu gaan de brieven van ons naar de secretaris van de UT. Hij bekijkt weer wie er mee aan de slag moet. Met een nieuw digitaal systeem zou je alles kunnen scannen en per mail versturen. Dat gaat vele malen sneller. Hoe lang iets bewaard wordt? Dat ligt helemaal aan het stuk. Financiële documenten moeten meestal wat langer blijven zitten dan bijvoorbeeld een ter kennisneming. Die kan na een jaar al weg. Van alle professoren wordt het persoonlijk dossier voor altijd bewaard. En wanneer iemand afscheid neemt, dan komt de rector ook even langs om in het dossier van de vertrekkende medewerker te neuzen. Die informatie gebruikt hij dan voor zijn afscheidspraatje.'
