Het nieuwe Student & Onderwijs Service Centrum gaat per 1 januari van start.
Wat zijn de grootste veranderingen ten opzichte van de huidige situatie?
‘Verschillende diensten, te weten DISC, de onderwijskundige dienst van ITBE en de afzonderlijke bureaus onderwijszaken regelen op dit moment de student- en onderwijszaken. Vanaf 1 januari komen ze in één nieuwe eenheid. Dat we óók de BOZ’s centraal onderbrengen is de meest ingrijpende verandering. Op korte termijn blijven de BOZ’s nog binnen de faculteit gehuisvest, maar het liefst zie ik ze in een unielocatie, bij voorkeur in het hart van het onderwijsdeel van de campus. Dat is ook de inzet in de plannen rondom de huisvesting van het S&O Service Centrum.’
U denkt aan nieuwbouw?
‘Dat weet ik nog niet, maar momenteel is er geen lege ruimte beschikbaar in de bestaande gebouwen. Er loopt een onderzoek naar wat de mogelijkheden zijn. In Delft, waar we onlangs op werkbezoek waren, staat wel een prachtig nieuw gebouw. De meegereisde BOZ-medewerkers zagen dat wel zitten. Het voordeel is dat je als service centrum op zo’n unielocatie goed zichtbaar bent en makkelijk aanspreekbaar.’
Hoe gaat het service centrum er organisatorisch uitzien?
‘De taken worden geclusterd tot drie professionele afdelingen. De nieuwe student- en onderwijsadministratie bestaat uit het huidige Studenten Service Centrum van DISC en de BOZ’s van de faculteiten. Deze afdeling is verantwoordelijk voor de gehele administratie en inrichting van de onderwijssystemen. Een tweede afdeling is de student- en onderwijsbegeleiding. Hier werken de studentdecanen en –psychologen. Ook de onderwijskundige dienst van het oude ITBE hoort hierbij net als de werkeenheid voorzieningen afstudeersteun. Als laatste clusteren we sport en cultuur tot de afdeling studentenactiviteiten en campus. Gerichte aandacht gaat dus naar het specifieke karakter van de campus. Drie afdelingshoofden leiden de clusters. De directeur S&O Service Centrum stuurt hen weer aan.’
Is er al een gegadigde voor de directeursfunctie?
‘Nee, zaterdag begint de werving met een vacature in de krant.’
Wat betekent de reorganisatie voor studenten?
‘Voor studenten komt er één grote servicebalie. Speerpunt is een goede informatievoorziening waarover het service centrum de regie voert. In de huidige situatie blijkt informatie niet altijd digitaal beschikbaar, moeilijk te vinden of niet meer actueel. Dat zijn verbeterpunten.’
Wat zijn de gevolgen voor de huidige medewerkers?
‘De beoogde bezuiniging van 10fte halen we door het niet verlengen van tijdelijke contracten in 2009, een natuurlijk verloop en het sociaal convenant dat een aantal mensen de kans biedt vervroegd uit te treden.’
Van gedwongen ontslag is dus geen sprake?
‘Nee, en men hoeft ook niet bang te zijn voor het salaris. Dat blijft zoals het is. Onduidelijkheid bestaat nog wel over de nieuwe functieomschrijvingen voor de BOZ-medewerkers. Per 1 januari gaan ze formeel in dienst bij het S&O Service Centrum. Daarna volgt het inhoudelijke veranderingsproces wat leidt tot nieuwe functies binnen de student- en onderwijsadministratie. Nog iets anders: deze reorganisatie biedt medewerkers de mogelijkheid mee te denken over het oplossen van problemen waar ze al jaren lang last van hebben. Vaak werken ze volgens een vast stramien, omdat dat nou eenmaal zo gegroeid is. Dit is hét moment om ook die zaken te veranderen.’
Hoe wordt de efficiëntieslag nog meer gemaakt?
‘Met een nieuw, geautomatiseerd student- en onderwijsinformatiesysteem zodat werkprocessen binnen de onderwijsadministratie uniform worden voor de gehele UT. Een projectgroep onder leiding van EWI-decaan Ton Mouthaan is bezig met de realisatie van vereenvoudigde en uniforme onderwijsprocedures en regelgeving.’
Wordt u een beetje geaccepteerd, als extern consultant?
‘Het is belangrijk dat je grote veranderingen sámen doet. Het zijn de medewerkers zelf die de input leveren. Zij zijn de professionals en daar wordt ook dankbaar gebruik van gemaakt.’
Welke knelpunten verwacht u nog?
‘Na 1 januari begint de transitieperiode. De administratie wordt in een nieuw systeem gegoten. Je loopt dan het risico dat je dienstverlening een dip krijgt. Dat is onacceptabel en willen we ten koste van alles voorkomen. In plaats van te bezuinigen, trekken we daarom tijdelijk vijf extra mensen aan in die beginperiode zodat het vernieuwingsproces goed kan indalen.’
Mensen meekrijgen
Rob Frederix is econoom, begon zijn carrière in het onderwijs en werkte daarna voor het Ministerie van Onderwijs. In 2001 richtte hij zijn eigen consultancybedrijf op dat zowel onderwijsinstellingen als overheidsinstanties adviseert. ‘Door mijn werkervaring weet ik hoe het spel gespeeld wordt, ik ken het besluitvormingsproces. Daardoor kan ik vaart achter reorganisaties zetten en weet ik de mensen mee te krijgen.’
