 |
| De ICTS-medewerkers tonen de schilderijen die ze afgelopen maandag maakten tijdens een schilderworkshop waarmee het servicecentrum officieel |
Een beetje onwennig schuifelt Tom Koppen rond in zijn nieuwe, nog kale, kamer op de vierde verdieping van de Spiegel. `Het is echt heel vers,' lacht hij. De deur gaat open. Bloemen worden overhandigd. Verrast bekijkt Koppen de fleurige bos. `Die gaan zo op de vaas.'
Dan legt hij uit: `De komende twee jaar gaan we gefaseerd allerlei ICT-werkprocessen stroomlijnen. Op dit moment merkt de klant nog vrijwel niets van de reorganisatie. De ICT-werkplekondersteuning is gewoon nog te bereiken op de bekende telefoonnummers. Uiteindelijk moet in 2009 het ICTS helemaal werken volgens nieuwe procedures.'
De belangrijkste veranderingen zijn volgens Koppen de standaardisatie van het werkplekbeheer, de consolidatie van de servers en de gezamenlijke inkoop van hardware. Legt uit: `Met standaardisatie bedoelen we dat de meeste UT-medewerkers eenzelfde computer nodig hebben met besturingssystemen, internetverbinding, afdrukfaciliteiten en bepaalde webapplicaties die probleemloos functioneren. Door het beheer te standaardiseren, kunnen we sneller werken en hoef je bij vernieuwingen niet telkens per faculteit het wiel opnieuw uit te vinden.'
Voor het verhelpen van werkplekproblemen komt er een smart helpdesk. `Die lost problemen zoveel mogelijk op afstand op. Natuurlijk blijven we ook gewoon langskomen, een harde schijf kun je nou eenmaal niet op afstand vervangen.'
Naast het standaardgebruik kunnen faculteiten kiezen voor maatwerkondersteuning. `Met name in het onderzoek van technische faculteiten zoals EWI en TNW zijn extra toepassingen en ondersteuning nodig. In die behoefte blijft ICTS voorzien.'
Koppen denkt financieel profijt te halen door de gezamenlijke inkoop van hardware.`Met grote bestellingen kun je een scherp contract afdingen. Dat moet het nodige voordeel opleveren.'
Een volgende stap is het consolideren van de servers. `Ofwel het overbrengen van de mailvoorziening, dataopslag en websites op een veel kleiner aantal maar krachtiger apparaten. Dat bespaart in aanschaf en beheerskosten. Deze servers brengen we onder bij het Seinhuis en Teehuis. Die gebouwen hebben hiervoor extra voorzieningen qua brandveiligheid, noodstroom, klimaatcontrole en toegangsbeveiliging.'
Organisatorisch verandert er ook het een en ander. `ICTS wordt op basis van vier locaties op de campus ingericht. De gebouwen zijn hierbij zo handig mogelijk geclusterd naar geografische ligging. Het gaat om het Horstcomplex inclusief Meander, het cluster Carré, Zilverling, Nanolab en de Waaier, de gebouwen Ravelijn, Cubicus en Citadel en tot slot de Spiegel inclusief kleinere gebouwen als Vrijhof en Bastille. Elk gebouwencluster heeft een locatiehoofd die tevens chef is van alle ICTS-medewerkers. Met deze inrichting blijven de korte lijnen tussen de gebruikers en dienstverleners bestaan.'
Terugblikkend vindt Koppen dat het reorganisatieproces vrij soepel verliep. `Het is voor medewerkers nooit leuk om opgeslokt te worden in een groter geheel. Toen we vorig jaar de plannen bekend maakten, gaf dat veel onzekerheid. Gelukkig hebben we dat in een rap tempo weggenomen. Voor de zomer wist iedereen zijn nieuwe werkplek. Niemand is daar tegen in beroep gegaan. We hebben veel tijd en energie in communicatie gestoken. Dat was noodzakelijk om het vertrouwen van het personeel te winnen.'
Inmiddels is het aantal fte van 128 gedaald naar 111. `Zonder gedwongen ontslag,' zegt Koppen. `We verwachten dat met natuurlijk verloop het aantal fte's nog meer kan dalen. We kunnen nu verder met de inhoud zonder dat er mensen met littekens op hun ziel rondlopen. Natuurlijk bestaat er nog bezorgdheid onder het personeel. Sommigen vragen zich bijvoorbeeld af of hun werk wel even leuk blijft. Die zorg kan ik nu nog niet wegnemen. Dat moet zich uitwijzen. Maar echte ICT-ers zijn niet conservatief. Die zien het vakmatig als een uitdaging hun dienstverlening efficiënter te maken. ICTS biedt daarvoor nieuwe kansen.'
Eind 2009 wordt vastgesteld of de beoogde bezuiniging van 2,5 miljoen ten opzichte van 2005 gehaald is. `De opdracht is heavy, maar wel haalbaar,' aldus Koppen.
