Het schijnt de bedoeling te zijn om alle onderwijsadministratieve werkzaamheden van alle opleidingen op één locatie op de campus te concentreren. Bijvoorbeeld in de Bastille. Om die situatie na te bootsen steek ik nu niet meer gewoon m'n hoofd om de deur van BOZ naast me, maar ga ik m'n kamer uit, de trap af, naar de fietsenstalling, neem m'n fiets, rijd twee rondjes om ons gebouw heen, zet m'n fiets weg en ga dán pas de deur bij BOZ in. Ook de docenten mogen niet meer rechtstreeks van hun kamer bij BOZ binnenlopen, maar moeten er minstens tien minuten over doen. Omdat ik toch wel een paar keer per dag bij BOZ iets te vragen of te melden heb, is de nieuw geplande situatie in ieder geval goed voor mijn conditie.
Een ander plan is dat het baliewerk (vragen van studenten en docenten beantwoorden, zaken ff regelen) drastisch af moet nemen omdat de informatievoorziening via internet van een zódanige kwaliteit wordt, dat er niks meer te vragen valt. Om die situatie te simuleren, krijgen alle docenten en studenten nu twee vouchers per jaar. Wie zich bij de balie meldt, wordt alleen tegen inlevering van een voucher geholpen. Een docent die twee keer kwam klagen over dit systeem, was meteen al z'n vouchers kwijt en mag dus pas in september 2008 weer aan de balie verschijnen. Er blijkt na een week al een flinke zwarte markt in vouchers te zijn ontstaan.
Ook hebben we taakdifferentiatie onder de medewerksters doorgevoerd. Zo verroostert Marion de vakken met een oneven vakcode en Agnes die met een even vakcode. Jannie voert roosterwijzigingen door die ontstaan als gevolg van onverwachte omstandigheden. Omdat dat natuurlijk het nodige onderlinge overleg vergt, moeten onverwachte omstandigheden in ieder geval minstens tien dagen van te voren gemeld worden (per e-mail, anders kost het je een voucher). Het met de hand invoeren van tentamenresultaten is doorgeschoven naar het back-office. Dat zijn er trouwens maar een stuk of vijf per jaar, want in het kader van de Ouderwetse Inefficiënte Bedrijfsvoering hadden we dat een paar jaar geleden al gedigitaliseerd.
Ook zijn we aan het experimenteren met een pilotversie van het nieuwe onderwijsadministratiesysteem. Dat stelt studenten soms wel voor moeilijke keuzes. Zo hadden we Truus, een wat ouderwetse studente, die bij BOZ kwam melden dat ze ging trouwen en de naam van haar man zou gaan gebruiken. Gelukkig merkte BOZ nog nét op tijd dat het systeem niet voorzag in naamswisseling van studenten: als Truus zou trouwen, zou ze al haar studiepunten kwijt zijn geweest! Ze is nu toch maar gaan hokken. De dames van BOZ vonden het zó zielig, dat Truus geen voucher hoefde in te leveren. Zo zijn we dan bij civiele techniek ook wel weer!
Tenslotte is het de bedoeling dat er een account manager komt. Dat is een OSC functionaris die met de Directeur Bedrijfsvoering van de faculteit afspraken maakt over de diensten die het Onderwijsservice Centrum gaat leveren.
Om dat te simuleren, viel niet mee: wij hebben bij CTW namelijk geen Directeur Bedrijfsvoering. Maar in het kader van ons project Simulatie MEB hebben we twee studentassistenten aangesteld: Jaap, die Directeur Bedrijfsvoering speelt en Joost, die de rol van account manager van het OSC doet. Als ik nu als opleidingsdirecteur graag een overzicht heb van de slaagpercentages van afgelopen kwartiel, bel ik Jaap op dat hij Joost moet bellen om te zeggen dat die aan Agnes vraagt om zo'n overzicht te maken. Een kind kan de was doen!
NB. De namen van de medewerksters zijn gefingeerd. Er moet namelijk nog worden vastgesteld in welke functie en schaal zij na overgang naar de MEB terecht zullen komen en ik wil hun perspectieven natuurlijk niet verpesten!Godfried van Lieshout / Opleidingsdirecteur civiele techniek
