Drie jaar geleden verstuurde de werkgroep al een eerste brief met algemene informatie naar faculteiten en diensten. Tijdig informeren was belangrijk omdat de afdelingen veel zelf moeten doen, zegt Ree.
'De werkgroep richt zich op centrale activiteiten. Maar er zijn ook veel verborgen systemen die niet centraal ondersteund worden, ik geloof wel enkele tientallen. Afdelingen moeten zelf het CIV opdracht geven om indien nodig, die systemen om te zetten.'
Maar de invoering van de euro is niet alleen een technisch probleem. Ree heeft een hele waslijst klaarliggen. 'Declaratieformulieren, alle contracten met derden, de betaalpasjes in de kantine, de pin-apparatuur in de restaurants, financiële regelingen, afrondingssystematieken', somt hij op.
In de kantine is een nieuw systeem nodig. Het pasje waarmee studenten en medewerkers tegenwoordig hun lunches betalen zal in 2002 geen dienst meer doen als betaalmiddel. Of er een nieuw pasje voor in de plaats komt, is nog onzeker. 'We denken er over om met de chipper te gaan werken. De opwaardeermachines zijn dan ook niet meer nodig. Nu moet de bewaking nog elke avond al die apparaten legen.'
Volgens Ree ligt de UT aardig op schema met de invoering. De grootste inspanning komt aan het einde van het jaar. Alle declaraties en facturen in guldens moeten verwerkt worden voor 1 januari 2002. 'Gebeurt dat niet, dan krijgen we allemaal extra werk met omrekenen.' Een aantal FEZ'ers moet tussen kerst en oud en nieuw de klus klaren. Ook mensen van het CIV zullen tegen het einde van het jaar werk moeten verzetten om alle systemen om te zetten.
De werkgroep adviseert faculteiten en diensten om dit jaar bij alle bedragen een valutateken te zetten. 'Op een gegeven moment kom je in een soort overlapperiode. Dan kan er verwarring ontstaan of er euro's of guldens worden bedoeld.'
Om alle UT'ers goed te informeren lanceert de dienst Communicatie en Transfer volgende week een website, www.utwente.nl/euro. Op de site verschijnt alle informatie over de munt, staat een euro calculator, een lijst met verborgen systemen en zijn op termijn de nieuwe standaardformulieren te downloaden. De werkgroep stuurt begin februari naar alle faculteiten en diensten een inventarisatielijst. De afdelingen wordt aangeraden een euro-coördinator aan te stellen.
