De bevindingen van het rapport van Andersson, Elffers en Felix wordt deze week binnen de dienst voorlichting en Externe Betrekkingen besproken. De verantwoordelijke man in het college van bestuur is voorzitter Arie van der Hek. Een toelichting.
De teneur van het rapport van het rapport is dat de communicatie tussen VEB en de faculteiten te wensen overlaat en dat er meer wordt gepraat over procedures dan over inhoudelijke zaken. Hoe moet dat in de toekomst?
'VEB moet de faculteiten iets te bieden hebben op het gebied van voorlichting en pr. Laat de faculteiten op hun beurt expliciet maken wat hun wensen zijn. Die moet VEB met haar expertise en vaardigheden vertalen in concrete producten.'
Het vertrouwen van de faculteiten in VEB moet worden hersteld. Wat is de rol van het CvB daarbij?
'Voorop gesteld, bij sommige faculteiten zitten mensen die hun faculteit uitstekend over het voetlicht brengen. Maar het kan natuurlijk niet zo zijn dat de faculteiten eigen pr-mensen aanstellen. Toch is dat hier en daar het geval. Dat zegt iets van de faculteiten, maar vooral ook iets van het huidige functioneren van VEB. Het argument om dan maar op eigen houtje aan de slag te gaan, moeten we inhoudelijk weghalen. Het kan heel anders. De taak van VEB is om van de primaire processen onderwijs en onderzoek interne en externe producten te maken, in pr-matige en voorlichtende zin.
'Het belangrijkste is nu dat de dienstverlening van VEB weer op de agenda komt van de decaan, ook letterlijk. Het college van bestuur zal daar op toezien en managementafspraken maken met de decanen. Zodra er consensus is, kan met de implementatie worden begonnen. Het is een beetje natte vingerwerk, maar volgend jaar om deze tijd moet dat toch het geval kunnen zijn.'
VEB beschikt over meer dan twintig formatieplaatsen, zo blijkt. Voeg daarbij de formatie van de Liaison Groep en de totale menskracht groeit naar maar liefst 30 fte. Daar moet iets mee te doen zou je zeggen. Waar het ontbreekt het VEB nu aan?
'De vraag is of men bij VEB wel voldoende gericht bezig is met relationele zaken die eenzelfde doel dienen. Men is wat verknipt bezig, de prioritering ontbreekt. Er lopen allerlei projecten door elkaar zonder dat er sprake is van voldoende samenhang. Werken vanuit een bepaald concept, daar gaat het om. Een nieuw aan te stellen breed georienteerde manager moet daar lijn in brengen, geinspireerd op de missie en koers van de instelling als geheel. Een tweede externe bureau werkt aan de vraag wat de profilering van de UT moet zijn, want, toegegeven, die is nu niet altijd even helder. Je ziet dus dat alles met elkaar samenhangt.
'De expertise van de Liaison Groep wordt vooral ingezet op het terrein van betrekkingen en relatiebeheer met het bedrijfsleven, passend in het nieuwe concept. Je ziet dat faculteiten dat nu vaak zelf doen.'
Het lijkt al met al een beetje op gedwongen winkelnering: de faculteiten die verplicht bij VEB inkopen?
'Zo rigide mag het niet worden, maar er moet wel lijn in komen. Natuurlijkmoeten er marges zijn voor eigen uitingen, dat is een universiteit eigen. Voorbeeld: MESA/CMO maakt jaarlijks een excellent verslag van zijn verrichtingen. Moet je vooral zou houden. Wat ik zou willen is dat zo'n verslag verder reikt dan alleen de vakbroeders. Het moet iets van de UT zijn. Dat is nu onvoldoende het geval. VEB is ervoor om dat aspect erin te krijgen. Of, aan de andere kant, zo'n autootje van BSK (de kanariegele jeep die de scholen in de streek met voorlichting bestookt, red.) onder genoemde marge valt weet ik niet. Het illustreert in elk geval hoe zeer we met z'n allen een soort eilandenrijk zijn. Er is teveel versnippering, terwijl we in feite aan het zelfde doel werken. Dat is niet echt effectief.'
Een punt van zorg lijkt de in het rapport gesuggereerde constructie dat er een soort contactenmakelaar komt (Marcel Kummel, red.) die als zegsman van het CvB gaat optreden maar hiërarchisch niet komt te vallen onder het nieuwe hoofd voorlichting. Dat kan leiden tot competentiekwesties. Hoe gaat het CvB daar mee om?
'Kummel valt rechtstreeks onder het CvB, net als het nieuwe hoofd. Hij is adviseur en zegsman van het college, behartigt zeg maar de public affairs, maar gaat niet over de UT-brede voorlichting, want dat is een andere tak van sport. Het gaat erom dat steeds de juiste opdracht aan de juiste man wordt gegeven. Dat luistert vreselijk nauw, ja en vergt veel aandacht. Maar het is te organiseren.'
Bert Groenman
Arie van der Hek:...eilandenrijk...
