(open brief aan college van bestuur en betrokken functionarissen)
Dit schrijven is zeker niet bedoeld als boze brief naar alle betrokken. Juist niet! Graag willen we alle mensen, die ons tijdens het organiseren van cursussen, ontwerpweekenden en borrels hebben geholpen met het tóch laten doorgaan van onze activiteiten erg bedanken!
Nee, deze brief is veeleer een dringend signaal om de grote bureaucratie en inefficiëntie binnen instanties als het reserveringsbureau, het facilitair bedrijf en de recepties onder de aandacht te brengen. Althans zoals ik, en anderen met mij, die waarnemen. De regelgeving en bureaucratie rond het organiseren van evenementen is momenteel erg in beweging en lijkt van dag tot dag te veranderen en te groeien. Met het toenemend aantal mensen dat daarbij is betrokken groeit ook de onduidelijkheid. Daar ontstaan ook de problemen.
Dat de regelgeving zelf wordt aangescherpt, omdat dit nodig blijkt te zijn, is geen probleem. Immers, ook bij ons staat de veiligheid van onze leden tijdens activiteiten voorop. Echter, steeds opnieuw blijkt dat de slechte communicatie en terugkoppeling van alle betrokken instanties binnen de UT een struikelblok is. Als vereniging moet je vaak machteloos toezien hoe steeds weer opnieuw dezelfde fouten worden gemaakt. Zonder dat commissies er iets aan kunnen doen, loopt het organiseren van een evenement uit op een bureaucratisch drama, waarin veel tijd gaat zitten.
Ook de regelgeving zelf is nog steeds niet compleet eenduidig en voltooid. Het lijkt wel alsof er bij het opstellen van alle nieuwe regels en protocollen niet is gekeken naar de lezer/gebruiker, die ze moet gaan naleven.
Deze brief schrijf ik in de hoop dat mijn opvolgers, vrij van vele onnodige frustraties, weer gewoon activiteiten kunnen organiseren. Zonder dat ze het grootste deel van hun tijd kwijt zijn aan UT-bureaucratie!
Namens S.G. Daedalus en zijn commissies,
Bianca Biemans, voorzitter
