`Ze vertelt me wat ik moet doen'

`Zonder haar ben ik hulpeloos'

David Reinhoudt, wetenschappelijk directeur Mesa+ en CT-hoogleraar

`Het takenpakket van een secretaresse heeft niets te maken met koffie rondbrengen of brieven tikken. Een goede secretaresse denkt voor mij. Ze vertelt me wat ik moet doen en wanneer. Ze is het gezicht van de organisatie, dus het is belangrijk dat ze er goed verzorgd uitziet en zichzelf kan presenteren. Ze hoeft geen fotomodel te zijn, alhoewel ik moet zeggen dat mijn secretaresse er altijd fantastisch uitziet. Zonder haar ben ik vreselijk onthand, echt hulpeloos. Ik heb domweg niet de tijd om mijn computer te gebruiken en type ook veel te langzaam. Als ik in het buitenland ben, `mis' ik haar ook echt. Ik bel haar iedere dag, nog vaker dan mijn eigen vrouw.

`Mijn secretaresse weet veel van me. Het komt ook wel eens voor dat er een vliegticket betaald moet worden en dat ik haar mijn creditcardnummer geef. Dat zou ik niet aan veel andere vrouwen geven.

`Op secretaressedag heb ik nog nooit iets gedaan, dat is zo commercieel. Het is te kunstmatig. Alsof je die dag alles goed moet maken wat je het afgelopen jaar van haar hebt gevraagd. Mijn secretaresse hoort regelmatig dat ik haar waardeer. Dat hoeft niet altijd met een bloemetje, een simpel bedankje doet vaak al veel goed.'

`Veelzijdige baan, contact met mensen'

Marieke Slotman werkt sinds 1 juli op de UT als vervangend secretaresse van David Reinhoudt.

`Van jongs af aan wist ik al dat ik secretaresse wilde worden. Je regelt allerlei uiteenlopende zaken voor je baas. Vandaar dat je goed met allerlei mensen moet kunnen omgaan. Een persoonlijk netwerk is heel belangrijk. Als secretaresse moet je accuraat en zelfstandig zijn, netjes kunnen werken en alles onder controle houden. Mijn baas hoeft zich niet met allerlei wissewasjes bezig te houden, dat doe ik wel. Ik handel telefoontjes af, beheer de agenda, bepaal welke post ik laat zien of zelf afhandel. Mijn manager kan veel zaken met een gerust hart aan mij over laten. Dat scheelt hem een hoop tijd.'

`Er zijn altijd mensen die op mijn baan neer zullen kijken, want niet iedereen ziet het belang van een goede secretaresse in. Daar trek ik me niets van aan. Ik vind het een veelzijdige baan waarbij je veel contact met mensen hebt. Het zal mij nooit gaan vervelen. Ik blijf dit werk tot mijn vijfenzestigste doen, dat weet ik nu al.'

`Kwaliteit van werk staat voorop'

Hubert Coonen (decaan faculteit Gedragswetenschappen):

`Onze relatie is persoonlijk en professioneel. We hechten beiden aan de kwaliteit van ons werk en dat staat voorop. Vertrouwen en respect spelen, net als in een goed huwelijk, een belangrijke rol in onze relatie. Als secretaresse heb je wat dat betreft geen gemakkelijke baan. Er komt veel vertrouwelijke informatie voorbij waarover je je mond moet houden. Dat vraagt om zorgvuldigheid en discretie.

`Er zijn natuurlijk de bekende mannengrapjes over secretaresses, maar die ga ik niet vertellen. Ik doe daar ook niet aan mee. Een secretaresse is een belangrijke factor in het leiden van een organisatie. Ze is de spin in het web. Dat lijken veel mensen te vergeten. Mijn secretaresse vangt signalen op uit de organisatie en geeft aan waar moet worden bijgespijkerd. Dat soort dingen voelt zij vaak beter aan dan ik. Het leiden van een complexe organisatie vraagt wel wat acteerwerk, maar dat spel spelen we goed samen, het `klikt' tussen ons. We zijn een twee-eenheid, een team. Mijn waardering hiervoor laat ik zeker blijken, niet alleen op secretaressedag maar juist daarbuiten.'

`Hoog bezoek, zondagse kleding'

Emmie Keizers werkt 28 jaar op de UT en is sinds twee jaar de secretaresse van Hubert Coonen

`Bij mij is het iedere dag secretaressedag. Ik krijg vaak zomaar cadeautjes van mijn baas: bonbons, een boek, een lunch of een bos bloemen. Ik word echt verwend. Ik heb niet voor niets de leukste baas van de UT. Dat zeg ik altijd en tegen iedereen. Mijn dag is ook veel leuker als hij er is.

`Voor mijn functie moet ik alert, discreet, flexibel en zorgvuldig zijn. Ik moet om kunnen gaan met een complexe agenda. Ik heb een dienstbaar beroep. Ik haal koffie en pak ook wel eens een doekje om het bureau schoon te maken. Er zijn ook dagen dat ik veel kopieerwerk heb, niet het meest opwindende werk dat je je kunt voorstellen, maar dat hoort erbij. Daarnaast heb ik een representatieve functie. Gelukkig hou ik niet van casual kleding en je zult me dan ook nooit in een spijkerbroek zien. Als ik weet dat er hoog bezoek komt trek ik mijn zondagse kleding uit de kast, dan wil ik er op en top verzorgd uitzien.

`Formeel ben ik faculteitssecretaresse, maar what's in a name? Het interesseert me eigenlijk niets. Het gaat om wat je doet en hoe je het doet. Hubert stelt me wel eens voor als office manager, maar ik grap dan meestal dat ik eigenlijk gewoon een HH-tje ben, het Hulpje van Hubert.'

`Ze zorgen voor structuur'

Alfred Bliek, decaan faculteit technische natuurwetenschappen

`Mijn secretaresse (hij heeft er twee in een duobaan, red.) is mijn agendamanager, ze vertelt me wat ik wanneer moet doen en wat wel en niet belangrijk is. Zonder secretaresse zou het hier echt een chaos worden. Ze brengt structuur aan. Bovendien is ze mijn persoonlijke waakhond: ze zorgt ervoor dat ik af en toe ook nog eens een momentje vrij heb. 20 April is een mooie dag om mijn secretaresse hiervoor te bedanken. Ik denk dat ik een mooi bosje bloemen ga kopen.

`Een secretaresse ontvangt veel mensen en daarom moet ze er goed uitzien. Dat betekent niet dat ze behangen moet zijn met parels. Vertrouwen is ook belangrijk. Iemand die niet haar mond kan houden is onbruikbaar in deze functie. Ze leest vertrouwelijke informatie en bekijkt al mijn e-mail. Discretie is hierbij zeer belangrijk, als ze dat niet heeft, stuur ik haar weg.

`Mijn twee vrouwelijke secretaresses zorgen voor wat informaliteit binnen de organisatie. Er wordt af en toe wat afgekletst en gelachen, zo zijn vrouwen met elkaar. Als ik twee mannelijke secretaressen had, zou de sfeer hier totaal anders zijn.'

Samen in een duobaan

Anneke Kolhoop werkt vijftien jaar op de UT, waarvan 2,5 jaar voor Alfred Bliek.

`Mensen vragen zich wel eens af wat ik de hele dag doe. Maar mijn baan bestaat uit meer dan alleen de telefoon opnemen. Als secretaresse moet je stressbestendig zijn en echt duizend dingen tegelijk kunnen doen. Je moet het niet erg vinden om je voor iemand anders uit de naad te werken. Ik vind het niet moeilijk om dienstbaar te zijn. Het geeft me voldoening als ik zo veel mogelijk voor iemand anders kan doen. Als mijn baas me iets vraagt, doe ik het. Ook persoonlijke dingen. Als zijn autoruit kapot is, dan regel ik de reparatie.

`Ik heb VWO gedaan maar ben niet verder gaan studeren. Als ik een vervelende dag heb grap ik wel eens dat het mijn eigen schuld is: had ik maar een echt beroep moeten kiezen. Ik probeer niet voor niets meer werkzaamheden naar me toe te trekken. Daardoor heb ik nu meer verantwoordelijkheden dan de gemiddelde secretaresse.'

Annelies Busscher is 12,5 jaar als secretaresse werkzaam op de UT, waarvan 2,5 jaar voor Alfred Bliek

`In de loop der jaren heb ik geleerd assertief te zijn, niet af te wachten en zelf initiatieven te nemen voor leuke werkzaamheden. Je leert wel om je mannetje te staan. Soms hebben mensen de neiging om vervelende klusjes op je af te schuiven. Het is dan de kunst om ze netjes te woord te staan en toch duidelijk te maken dat sommige dingen niet bij jouw functie horen.

`Anneke en ik delen een duobaan. Af en toe is het net een huwelijk, je moet geven en nemen. We vullen elkaar prima aan in onze functie, want we hebben beiden onze sterke en zwakke punten. Omdat we allebei zo betrokken zijn bij ons werk botst het niet snel. We willen het allebei goed doen.

`Je functie staat of valt met degene met wie je werkt en met de vrijheden die je krijgt. Ik ga nooit met tegenzin naar mijn werk. Het blijft een uitdaging en ik kan me er helemaal in uitleven.'

David Reinhoudt en Marieke Slotman