Het CvB heeft het hoofd van de dienst PAO Kas de Vries de komende twee jaar aangesteld als procescoördinator. De Vries keert daarmee in feite terug naar het werk dat hij deed voordat hij bij de UT kwam: organisatie-adviseur.
Het CvB zegt in zijn nota te streven naar een `optimale bedrijfsvoering', te realiseren door `zaken gemeenschappelijk te doen die gemeenschappelijk kunnen', door `standaardisatie van processen', door `optimale taakverdeling' en door `het versterken van de erkenning van een gezamenlijke verantwoordelijkheid'. CvB-portefeuillehouder Kees van Ast: `Het is heel duidelijk een discussienota die binnen de UT zal worden besproken. Het kan best zijn dat er aan het eind van de rit een sterk gewijzigd stuk uitrolt. Onze uitgangspunten en het te bezuinigen bedrag staan echter vast.' Er komen nog voor de zomer openbare bijeenkomsten voor het personeel. `We hopen natuurlijk dat er geen ontslagen hoeven te vallen, maar -net als bij de vorige reorganisatie in 2002- sluiten we dat niet uit. Ik besef dat de mensen hiervan zullen schrikken en dat er sprake zal zijn van onrust op de werkvloer, vooral in de ict-sector en onderwijsondersteuning. Maar we leven in een tijd dat personeelsreductie soms noodzakelijk is om bepaalde processen weer op de rails te krijgen.'
De opbrengst van de bezuinigingsoperatie, die op sommige plaatsen binnen de UT zal leiden tot reorganisaties, wordt overgeheveld naar het primaire proces: onderwijs en onderzoek. Dat is hard nodig, aldus Van Ast, omdat de faculteiten vanwege hun matchingverplichtingen in financiële nood zijn geraakt. Matching houdt in dat de (vele) projecten waarmee de afdelingen scoren in de tweede- en derdegeldstroom voor de helft met eigen geld moeten worden opgezet. Om die problematiek het hoofd te bieden is hen al eerder 17 miljoen toegezegd. Dat bedrag is voor een belangrijk deel gevonden in een korting op de uitvoering van bouw- en wegenplannen. Zo krijgt het Carré, waarmee in de nabije toekomst al het UT-onderwijs en -onderzoek wordt geconcentreerd, een verdieping minder en wordt ook het nieuwe wegenplan op de campus niet uitgevoerd.
In feite wordt de gehele dienstverlening maar ook de wijze van besluitvorming tegen het licht gehouden, want er is veel werk aan de winkel, constateert het CvB. Volgens hem is er sprake van een versnippering van beleidsvoorbereiding en -ontwikkeling en ontbreekt het de UT aan een eenduidige, transparante managementstructuur. In het takenpakket van topbestuurders als decanen en facultaire bedrijfsdirecteuren is geen eenvormigheid te ontdekken. Iedere faculteit heeft zo haar eigen besluitvormingscultuur en organisatievorm ontwikkeld en dat moet anders, aldus het CvB. `Er moet eenduidigheid zijn over welk besluit door welk orgaan wordt genomen, maar ook welke organen bij de voorbereiding van het besluit zijn betrokken. Binnen de UT bestaat nu een groot aantal adviesorganen en stuurgroepen waarvan rol en status niet altijd duidelijk is,' zo heet het in de nota.
Vooral op het gebied van onderwijsondersteuning (1,5 miljoen) en ict-ondersteuning (2,5 miljoen) is er een behoorlijke slag te slaan, aldus het college. `Elke faculteit verzorgt op haar eigen manier de onderwijsadministratie en alles wat daar mee samenhangt, zoals het registeren van de studiegegevens en -voortgang, het samenstellen van de studieroosters en het verzorgen van managementinformatie. Zo heeft de faculteit GW een onderwijs service centrum waarbinnen zowel stage- en onderwijscoördinatoren, studie- en communicatieadviseurs en medewerkers van het bureau onderwijszaken zijn ondergebracht. De faculteit CTW doet het weer anders met een zelfstandig BOZ, georganiseerd naar opleidingen.' Ook de dienst DiSC heeft op dit moment nog een taak in de onderwijsondersteuning (CSA) en studentenbegeleiding.
De maatregelen die het CvB in de nota voorstelt zijn: instelling van een UT-breed shared service centrum op het gebied van onderwijsondersteuning. Er komen front- en backoffices: betrokken medewerkers zouden daarin ook door andere faculteiten dan hun eigen kunnen worden ingezet. `De organisatie kan en moet veel efficiënter', aldus de financiële man in het CvB, Kees van Ast, `onderwijs is core business van de universiteit.'
Een soortgelijk sharing center komt er ook in de ict-ondersteuning, die volgens het CvB binnen de UT sterk versnipperd is. Het oprichten van zo'n ssc heeft personele gevolgen schrijft het CvB, net als voor het ITBE dat ophoudt te bestaan. De educatieve functie van deze dienst - die vóór de fusie met het CIV onderwijskundig centrum heette, verhuist naar ELAN. De positie van dit `gewaardeerde' instituut wordt onderzocht.
Andere voorgenomen maatregelen zijn onder andere: er komt een nieuwe dienst Bureau van de universiteit, met daarin een strategische staf gericht op strategie (onderwijs, onderzoek, internationalisering, kennisvalorisatie) en coördinatie. `Daarmee denken we de verbinding met het primaire proces te verdiepen,' aldus Van Ast. De dienst DiSC houdt ook op te bestaan: studentbegeleiding en international office worden (waarschijnlijk) overgeheveld naar de nieuw te vormen dienst Bureau van de universiteit. De centrale studentenadministratie komt in eerder genoemd servicecentrum, en de sectoren cultuur en sport gaan naar het Facilitair Bedrijf, dat een nieuwe naam krijgt: Dienst Faciliteiten. Kostenbeheersing bij het totale takkenpakket van deze dienst die de laatste jaren een sterke ontwikkeling heeft doorgemaakt, blijft hoog op de agenda staan, aldus de nota. De positie en toekomst van UT-Catering zal binnenkort duidelijk worden.
Kees van Ast
