Kan je je voorstellen dat de betrokken diensthoofden en anderen volledig verrast waren?
`Allereerst, in de Bestuurlijke Agenda wordt het streven naar gezonde, moderne bedrijfsvoering al aangekondigd. Wat er nu ligt is een uitwerking van deze nota. Wat de mensen wellicht meer verrast heeft is de impact van de plannen, die inderdaad nogal ver gaan. We hebben er voor gekozen te starten met een stevig stuk en niet om de materie op te delen in stukken en die stapsgewijs te behandelen. Of, om eerst breed ideeën te verzamelen en dan te gaan schrijven. Dat schiet niet op en kan leiden tot oeverloze discussies. Tempo is een belangrijke drijfveer, gezien de deadline van 1 januari 2008 en het besluitvormingsproces dat daar aan voorafgaat.'
Vanwaar die haast?
`Het vertrekpunt van het CvB is om de organisatie en haar besluitvormings- en managementproces zo snel mogelijk op orde te brengen. In de nota is daar van alles over opgemerkt. Het moet effectiever, transparanter en efficiënter. Hoe sneller dat in gang wordt gezet hoe beter. Begin dit jaar hebben we alle diensten, communicatielijnen en besluitvormingsprocessen tegen het licht gehouden en de voornaamste knelpunten vastgesteld: die liggen in elk geval bij de ondersteuning op het gebied van ict en onderwijs. Wat daarnaast speelt is de financieringsproblematiek bij de faculteiten. Die moet zo snel mogelijk worden opgelost. Met vijf miljoen die we denken te kunnen besparen en een eerdere toezegging van zeventien miljoen kom je een eind in de goede richting. In feite kan je zeggen dat we de nood van de faculteiten en de noodzaak van efficiency in de dienstverlening aan elkaar gekoppeld hebben. De efficiencyslag heeft daarmee dus ook een concreet financieel doel gekregen.'
Dus de bezuinigingsoperatie van 2002 heeft niet volledig het gewenste effect gehad.
`Qua bezuiniging wel: de bedragen zijn gehaald, maar qua efficiency en de verbetering van de kwaliteit van de dienstverlening niet. Dan hebben we het over genoemde ondersteunende sectoren. Met de slag van destijds, wat een zware ingreep was in de organisatie, werd de ratio tussen wetenschappelijk en niet-wetenschappelijk personeel rechtgetrokken. Deze nieuwe activiteit heeft absoluut niet als doel om deze norm verder bij te stellen, zoals in sommige media is gesuggereerd.'
De dienst ITBE kwam zes jaar geleden tot stand na een fusie tussen CIV, Onderwijskundig Centrum en Bibliotheek. Het fenomeen ict werd gezien als de bindende factor. Die blokken vallen nu uiteen en worden deels elders binnen de organisatie ondergebracht. Voor de mensen op de werkvloer die hebben meegewerkt aan de realisatie van die fusie, moeten deze nieuwe plannen wel erg frustrerend zijn.
`Ja, dat klopt, al zal je volgens mij het CvB niet horen zeggen dat het een onverdeeld succes is, die fusie. Het banenverlies is een zorgelijk punt, de ongerustheid bij de mensen is ons volledig duidelijk. We willen daar heel zorgvuldig mee omgaan. Wat we willen is een groot servicecentrum op het gebied van ict-ondersteuning. Een factor daarbij is de rol van deze nieuwe eenheid versus de faculteiten. EWI bijvoorbeeld, maar ook andere faculteiten, hebben veel en specifieke ict-ondersteuning nodig. Dat moet je goed regelen. Een werkgroep met daarin het hoofd van ITBE heeft zelf al gewerkt aan een voorstel tot het optimaliseren van de dienstverlening in zo'n shared servicecentrum. Daar zijn we het wel over eens. Wij hebben dit model geleend, zou je kunnen zeggen. Nee, de discussie zal denk ik dan ook meer gaan over de vervolgstap: in onze optiek willen we ITBE als het ware opknippen in delen en die elders onderbrengen.'
Waarbij een op de vijf ict'ers hun baan dreigt te verliezen?
`De verhouding van een op vijf is juist. De dreiging van banenverlies kan ik nu niet wegnemen, maar het is de vraag of het daadwerkelijk zover komt. We sluiten het ook niet uit. Vaak zie je bij een reorganisatie dat mensen de bui zien hangen en snel, of na verloop van tijd, een andere baan vinden. Er zit bovendien een behoorlijk tijdsverloop in. Op z'n vroegst in de loop van 2007 zullen de plannen worden ingevoerd. Of dat voldoende is weet ik nu niet.'
En voor de onderwijsondersteunende functie binnen de UT geldt hetzelfde?
`Ja. Het is lastig, zo niet onmogelijk om exact vast te stellen hoeveel mensen binnen de faculteiten op de een of andere manier een onderwijsondersteunende taak hebben. Daar zit een hoop versluiering in. We denken dat er op dit gebied een hoop stroomlijning en efficiency te behalen is.'
De voortvarendheid en het tempo waarmee het CvB zijn plannen presenteert doet vermoeden dat er maar weinig ruimte is voor discussie, laat staan veranderingen in de nota. Terwijl het een discussienota heet. Is dat niet misleidend?
`Wij vinden van niet. De ruimte voor veranderingen is beperkt - we zetten natuurlijk niet de deur wagenwijd open, maar er is ruimte. De randvoorwaarden en uitgangspunten staan echter niet ter discussie. Het is heel simpel: als men niet in het geweer komt, blijven de plannen ongewijzigd en is dit het plaatje. Maar de aanmeldingen voor de twee uitgezette bijeenkomsten direct na pinksteren stromen gelukkig binnen, dus we gaan een stevige discussie tegemoet. Verder wordt het plan besproken in gremia als UMT (decanen en instituutsdirecteuren) en CCB (dienst- en bedrijfsdirecteuren). De resultaten van al die bijenkomsten worden verwerkt in een nieuwe notitie die op 20 juni in het CvB wordt vastgesteld en daarna ter informatie naar de U-raad wordt gestuurd. Daarna gaan zogenaamde kwartiermakers aan de slag. Het CvB zal hun bevindingen in het najaar in elkaar schuiven tot het uiteindelijke reorganisatieplan.'
Reorganisatie diensten, zie ook UT-Nieuws van 24 mei 2005.
Mutaties in PA&O-top
De directeur van de dienst PA&O Kas de Vries gaat zich de komende tijd als procesmanager volledig bezighouden met het reorganisatieproces. Met het oog daarop zal hij zijn huidige operationele taken geleidelijk afstoten aan diens beoogde opvolger Arjan Brunger, nu nog hoofd beleidsbureau DUB (wat staat voor dienstverlening universitair bestuur). Na de klus - die over twee jaar klaar moet zijn - zal De Vries omzien naar een andere baan binnen of buiten de UT, zo heeft hij te kennen gegeven. Brunger wordt per 1 september aanstaande eerst hoofd staf bij PA&O om vervolgens binnen twee jaar door te groeien naar het directeurschap. Samen met De Vries en het hoofd van de salarisadministratie Jos de Bot gaat Brunger het managementteam vormen van PA&O. Wie zijn opvolger wordt bij DUB, een dienst van 33 medewerkers, is nog niet bekend.
Kas de Vries: …tempo…
