`Het grote verschil', zegt Jos de Bot (hoofd HR informatie en administratie bij PA&O), `is dat we nu werken met een keten. Voorheen kenden we twee gescheiden systemen: het HR-systeem van de UT en het salarissysteem van Randstad HR Solutions in Apeldoorn. Als er een mutatie was, dan moesten we in verschillende systemen aan de slag. Nu is er een koppeling. Ons Oracle HR-systeem geeft automatisch door aan het nieuwe salarissysteem, PR2 heet het, welke looncomponenten gewijzigd zijn.'
In het Oracle HR-systeem staan alle gegevens van het personeelslid, vertelt De Bot. De arbeidsvoorwaarden, de plaats in de organisatie, de arbeidstijd, het ziekteverzuim, enzovoort. Verandert er iets in de situatie van een medewerker dan wordt die eenmalig in Oracle vastgelegd en direct verstuurd naar PR2. Dat scheelt een hoop werk, zeker als je nagaat dat het om een slordige veertigduizend mutaties per jaar gaat.
De overgang naar het nieuwe systeem verliep niet zonder slag of stoot. ICTS en PA&O besteedden er het afgelopen jaar zo'n 4500 uur aan. Er werd een projectgroep geformeerd met, vanuit PA&O, Jos de Bot en Arno Holterman en, vanuit ICTS, Hans Westerik en Marja Roelofs.
Informatieanalist Westerik: `Allereerst hebben we een testomgeving ingericht om een technische, een functionele en een gebruikersacceptatietest te kunnen doen. Vervolgens zijn we vanaf oktober 2007 drie maanden gaan schaduwdraaien met gegevens van de faculteit MB. Zo konden we nog een aantal foutjes onderscheppen. Daarna werd het conversieplan uitgevoerd: het oude systeem werd omgezet naar het nieuwe. Een computer heeft twee dagen lang staan zenden. Tussen kerst en oud en nieuw is vervolgens alles gecontroleerd.'
En dat betekende 3500 salarisstrookjes handmatig vergelijken. Een man of veertien werd voor deze monnikenklus ingeschakeld. Jos de Bot: `Vijfennegentig procent was in een keer goed. De foutjes? Er was bijvoorbeeld een seniorenregeling niet goed doorgekomen. Dus moesten we alle mensen uit die leeftijdsgroep opnieuw doen.'
Vorige week kreeg het nieuwe systeem officieel een `go'. De eerstvolgende salarisbetaling gaat dus via PR2. De Bot: `Voor ons is de grootste spanning er nu af. Alles is uitvoerig getest. Maar de belangen zijn groot. Het personeel mag hier niets van merken.' Westerik: `Pas als de januaribetaling correct is verwerkt, is het project geslaagd. Voor ons geldt dan ook nog: hebben de belastingdienst en het ABP de juiste informatie doorgekregen en is ook de doorberekening van de salarislasten naar faculteiten en diensten correct.'
Medewerkers zullen wél merken dat ze voortaan elke maand een salarisstrookje krijgen. Voorheen gebeurde dat alleen als er een wijziging was. De Bot: `Dat is vooral om de buitenlandse medewerker te faciliteren, die heeft vaak recente gegevens nodig voor allerlei administratieve zaken.' Een andere verandering is dat de layout van de strook is aangepast. De Bot: `Deze is duidelijker geworden. Maar het blijft een technisch verhaal. Om de mensen nog beter van dienst te zijn, komt er op de website van PAO een verklaring te staan over de afkortingen en begrippen op het loonstrookje. Oók in het Engels.'
De projectgroep is tevreden. `We werkten al twintig jaar met het oude systeem. We zijn nu klaar voor de toekomst en nieuwe ontwikkelingen. We willen nu bijvoorbeeld ook toe naar een elektronisch verlofsysteem.' Dat betekent dat de good old papieren verlofkaart er, waarschijnlijk per januari 2009, uit gaat.
Westerik, die vanuit ICTS de technische kant van het project leidde, wist van tevoren weinig van salarisadministratie. Hij leerde Jos en zijn medewerkers goed kennen. `Ze zijn héél secuur, lijden allemaal aan de nauwkeurigheidstic.' De Bot lacht. `Dat moet ook. Je hebt er geen idee van wat wij hier allemaal controleren. We hebben ook een interne controle die een maand achter ons aankomt. Medewerkers die teveel salaris hebben gehad en hopen dat niemand dat merkt, nou vergeet het maar!'
